El futuro de la tecnología PMS para hoteles

Es la tecnología de la que dependen los hoteleros para llevar a cabo su negocio, incluyendo tanto las operaciones de cara al público (como la recepción) como las operaciones de fondo (como los informes). 

Las funciones principales de un PMS para hoteles y propiedades incluyen:

• Un channel manager
• Un motor de reservas online 
• Gestión de huéspedes
• Un módulo de limpieza
• Un sistema de gestión de ingresos
• Un calendario de reservas
• Marketplace/API abierta
• Procesamiento de pagos
• Informes
• Un panel de control

Un buen PMS incluirá todas esas funciones en una plataforma y hará que las operaciones diarias sean fluidas. 

En estos momentos, especialmente acelerados por la aparición de la pandemia, las expectativas de los huéspedes están cambiando y la tecnología PMS del pasado ya no es suficiente para satisfacer las demandas de las últimas tendencias tecnológicas de hoy en día. En pocas palabras, las expectativas de tus huéspedes y empleados están evolucionando y necesitas un software hotelero a la altura. La entrada sin llave, los registros de entrada de autoservicio y las opciones de pago flexibles son solo algunas de las características que los huéspedes esperan encontrar cada vez más en los negocios de hostelería.

Los propietarios y los operadores han debatido mucho sobre cómo debe evolucionar el PMS: algunos esperan que esté cada vez más descentralizado y otros piensan que debe estar más consolidado. 

Pero, en realidad, la evolución de la tecnología del PMS podría -y debería- ir en consonancia con la del teléfono móvil. Los teléfonos móviles se han desarrollado a un ritmo asombroso. Lo que antes era un dispositivo que se utilizaba simplemente para hacer llamadas telefónicas mientras estábamos lejos del teléfono fijo principal de nuestra casa, ahora puede considerarse una extensión necesaria de nuestro cerebro, que almacena los datos de los contactos, captura los recuerdos a través de fotos y vídeos, nos guía a través del GPS y la búsqueda en la web, y mucho más. Nuestros teléfonos pueden ser infinitamente personalizados y contienen todo lo que necesitamos para navegar por el mundo moderno. Y no son sólo los teléfonos móviles: otros negocios están evolucionando siguiendo el mismo patrón.

Facebook, Microsoft y otros gigantes de la tecnología empezaron con aplicaciones de software limitadas que luego se han convertido en plataformas completas. Este cambio se conoce como plataformización, y es hacia donde probablemente se dirija la tecnología del PMS.

Para ilustrarlo, tengamos en cuenta los recientes avances en materia de viajes. Antes, un viajero podía utilizar una agencia de viajes o llamar directamente al hotel para hacer una reserva. Hoy en día, la mayoría de las reservas de hotel se realizan online, lo que significa que los propietarios y operadores de alojamientos tienen que estar conectados a agencias de viajes online (OTAs), o publicar anuncios online para atraer a los huéspedes, así como tener un motor de reservas para recibir reservas a través de la página web. Este cambio en la digitalización ha exigido que el software del PMS amplíe su funcionalidad. 

Aun así, el PMS no está condenado como componente central del funcionamiento de un negocio de alojamiento. En todo caso, se ha vuelto más esencial que nunca. Con el software adecuado, los huéspedes pueden crear reservas online, enviar mensajes directamente al personal para obtener un servicio instantáneo y acceder a sus habitaciones mediante una aplicación de entrada sin llave en sus teléfonos móviles.

El principal problema de la tecnología de PMS anticuada es que a menudo está hecha para funcionar como un software independiente, por lo que no es capaz de integrarse adecuadamente con las nuevas características y tecnologías que un hotel moderno necesita para funcionar. La integración de sistemas separados, como un PMS y un gestor de canales, puede funcionar, pero se pueden encontrar todo tipo de problemas, como la fragmentación de datos y la creación de múltiples perfiles para los huéspedes por accidente.

 

La solución

Afortunadamente, hay una nueva solución para el viejo PMS. Uno de los avances más importantes en la tecnología del PMS es que ya no es necesario almacenarlo en las instalaciones utilizando un hardware voluminoso y los datos pueden trasladarse a "la nube". Los sistemas basados en la nube ofrecen servicios informáticos a través de Internet. Esta característica se conoce como SaaS o software como servicio. Empleando SaaS, el propio PMS se aloja en Internet.

Un PMS basado en la nube tiene una gran cantidad de beneficios que los PMS del pasado simplemente no tienen. Una de esas ventajas es que los sistemas se actualizan de forma regular y sin interrupciones de los técnicos que acuden al lugar. Además, la mayoría de los sistemas basados en la nube tienen una API de código abierto para que puedan integrarse fácilmente con otras aplicaciones, herramientas y servicios tecnológicos. Con un PMS moderno, los hoteleros pueden elegir las herramientas que necesitan para adaptarse mejor a su propiedad y a las necesidades de sus huéspedes. 

Aun así, los diferentes PMS basados en la nube tendrán diferentes características. Por comodidad y eficiencia, cualquier PMS que elijas debe incluir un gestor de canales, un motor de reservas, una solución de pagos integrada, una herramienta de gestión de ingresos que te ayude con los precios dinámicos y una API abierta para que puedas añadir herramientas y crear una solución personalizada para tu negocio. También debe ser fácil de utilizar y configurar en todos los aspectos.

En resumen, el PMS del futuro está basado en la nube, es personalizable, está integrado e incluye informes detallados para poder dirigir un negocio con éxito. Los hoteleros que decidan no actualizar su anticuado PMS corren el riesgo de no cumplir las expectativas de sus huéspedes y empleados y de verse superados por la competencia.

Si actualmente diriges tu negocio utilizando un PMS antiguo y de bajo rendimiento o papel y hojas de Excel, ahora es un momento crítico para migrar a un PMS basado en la nube. Un PMS moderno no sólo elevará tu negocio, sino que simplificará la jornada laboral de tu personal y te ayudará a cumplir -y superar- las expectativas de tus huéspedes, preparándote para el éxito a largo plazo.